このページは、私が執筆した記事や講演会で伝えたメッセージから拾い出し、「ＩＳＯを上手に使おう！」と考えていらっしゃる皆様へご紹介するページです。このメッセージは、毎月（月始めに）更新いたします。

今回は、日刊工業新聞社『ISOマネジメント』誌2006年2月号　特別記事「内部監査は、QMS活動全体の状態が分かるバロメーター　－QMSの成果をだすための内部監査のポイント－」を４回（第２３話～第２６話）に分けてご紹介します。今回は、（その３）を掲載いたします。

• １．はじめに・・・第２３話
• ２．内部監査の現状・・・第２４話
• ３．内部監査は文書の承認もれや空欄を探す機会？・・・第２５話
• ４．監査は言い訳を聴いたり、アドバイスをする場？・・・第２５話
• ５．QMSの有効性って何？・・・第２６話
• ６．おわりに・・・第２６話

内部監査報告書などの指摘をみると、90%以上が記録の空欄や文書の承認漏れの指摘である。空欄探しがだめだと言うわけではないが、内部監査で空欄しか指摘できないことは問題である。

空欄や承認もれだけの指摘しかできない要因の一つは、監査の準備不足にある。
QMSの成果が得られないという会社の内部監査員200人に内部監査の準備時間を調査したところ、殆どが３０分以内という結果であった。

ISO 9001を認証取得している会社は、１年若しくは半年に１回の頻度で審査登録機関の審査を受ける。審査は、審査を仕事とするプロの審査員によって行われる。審査員は、事前に審査対象の会社の品質マニュアルや関連文書を熟読し、どのような質問をしようか、どのような監査証拠を集めようかなどと準備を整えて審査に臨む。時間にすれば少なくとも半日から１日を審査の準備に充てる。
監査を行う機会の少ない（１～２回／年）内部監査員が準備もなく監査に臨んでも、的を射た指摘ができないのは当然のことである。
内部監査では、一般的に次の項目について事前準備をする。

※被監査部署：監査を受ける部署

 

さらに、内部監査を本質的な問題点を洗い出す場とするためには、上記の項目に加え、次の手順を踏むと良い。

内部監査では、事前準備により絞り込んだ疑問点や問題点の確認をポイントに置くことでより密度の濃い内容を調査することになる。
内部監査を効果的に運用している会社は、上記の手順に基づき、事前準備に２～３時間を費やしている。
準備時間は、内部監査員の力量の違いもあり、準備時間の必要性と監査で得られる指摘の有効性を勘案し決めればよいと考える。

 

一般的に、内部監査は、指定された部署に対し、３時間（例えば13:30～16:30）程度の時間で行われる。
だが、果たしてこの３時間、現状を把握するための調査活動として有効に使っているのだろうか。
この３時間の内訳は多くの場合、

• 被監査側の言い訳を聴くのに１時間、
• アドバイスをするのに１時間、
• 監査の時間は残りの１時間

である。

僅か１時間程度の調査活動では、QMSの実態を確認することは、まず不可能である。又、調査時間の不足は、前項で述べた『空欄しか指摘できない』要因の１つでもある。
この問題を改善するための、監査側と被監査側、双方の留意点を挙げる。

被監査側がアドバイスを必要としたときは、内部監査の実施後、改めて日程を設定し、関係部署を集めて会議を開催することをお薦めしたい。

 

日刊工業新聞社『ISOマネジメント』誌2006年2月号
特別記事「内部監査は、QMS活動全体の状態が分かるバロメーター　－QMSの成果をだすための内部監査のポイント－」より

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